新闻中心>>《中国质量技术监督》>>
质检技术机构如何提升出具报告质量
2013-11-18 09:37:36 中国质量新闻网

从细微处入手

——质检技术机构如何提升出具报告质量

    ■文/杨 铧

   质检技术机构是指具有一定检验技术能力和设施条件,依法设置或经授权的、从事产品质量检验或其他提供中介检验服务的实体机构。主要从事的工作就是检验各种产品的质量,依据一定的技术标准给出所检产品是否合格的评价,并出具结果报告,也就是所谓的检验报告。结果报告作为检验工作的最终结果,是被检验对象各项性能的客观、科学、真实的评价报告。那么,检验报告作为技术机构的一种特殊产品,该产品的质量好坏直接影响到质检技术机构的形象、体现质检技术机构的水平和能力。

    存在的问题

    1.产品检验信息差错率高

   一份完整的检验报告由正本和副本组成。提供给服务对象的正本包括检验报告封面、检验报告首页、检验报告续页三部分;作为归档留存的副本除具有上述三项外,还包括真实完整的检验原始记录、填写详细的产品抽样单、仪器设备使用情况记录等。这些信息都是检验机构在检验过程中,逐一补充和记录,是体现检验过程的严谨性、科学性的实物证据,也是检验报告可溯源的材料。在这样一个产品检验的流转过程中,由于不同的检验机构的性质与体制差异,管理水平与能力也存在区别,检验流程中各个部门之间的衔接方式也不一样,且产品的检验对专业的要求比较严格,不同专业素养的人员在整个流程中的角色定位也不同。由此,部门间的协调沟通程度,个体间理解的差异都容易导致在对产品检验后的信息报告的审核力度存在一定的缺陷与不足,检验报告中的产品信息差错率居高不下。

    2.重“监督检验”、轻“委托检验”

   “监督检验”是来自检验机构的上级主管部门或各直属机构下达的任务,是具有法令性的检验任务,此类报告将作为政府主管部门判定产品质量优劣及进行执法的技术依据。因此,这样的任务也得到了检验机构的高度重视,检验机构为了提高对监督检验工作的重视,往往忽略委托检验的任务,形成一种工作上的“差别待遇”。这样的情况在地处比较偏僻、经济欠发达地区以及一些中小城市的检验机构当中屡见不鲜,也因为经济规模有限,不足以满足检验机构检验能力不断拓展的需求。而委托报告只是对受检的样品负责,不对样品所属的批次总体质量进行最终判定,对于产品质量检验结果的解释也存在一定的空间,易于规避自身所要承担的风险,显然,这样的条件促使了许多检验机构把更大的功夫下在“监督检验”任务中。

    3.检验报告整体时效性差

   检验报告的整体时效是指产品交给检验机构进行检验,从送样到出具检验报告的时间要求。整体时效涉及业务受理,检验过程,报告编制与审核,出具报告等多个环节,中间流转的环节越多,报告流转就越麻烦,出具报告时间也就拖得越长,造成检验报告整体时效性差,这是许多检验机构的通病。

    4.缺乏对检验报告的系统化统计

   数据的统计对任何一个组织或个人都有着十分重要的作用,通过统计后的数据能够发现当前的态势所存在的问题与不足,挖掘出有利于发展的信息资源,从而促进组织或个人自身水平的不断提高,是一种具有实际操作意义的手段。然而,当前的检验机构对所出具的报告统计内容趋于简单,覆盖有效信息范围少,缺乏重点应用的信息,对报告统计信息进行拓展及延伸不够深入,统计信息宣传的主动性与传播力度与不足,使得产品的质量信息在社会上存在严重不对称现象。

    对策与建议

    1.增强检验实验室从业人员的服务意识

   检验机构是提供技术服务的公益性机构,服务是机构的首要任务,对客户进行有效的服务,掌握准确的客户需求信息,在能力范围内能满足客户的需求,是提高检验报告质量的首要方法。

    2.改进质量检验报告的具体措施

   (1)理解标准一定要精确。要想开展某项检验,正确地理解标准是关键。每一位从事检测的人员特别是开展新项目检测的人员,一定要反复阅读标准,深刻理解条文含义。只有对标准的适用范围和采用的检测方法了解得一清二楚,才能做到有的放矢,方法正确,经得起推敲。

   (2)原始记录信息需完整详实记录。原始记录的信息主要指产品名称、规格型号、受检/委托单位、检验类别、样品等级、样品数量、检验项目、检验依据、方法标准仪器设备、样品处理条件和时间、计量单位及计算公式、测量及测量读数以及测量过程中其他一些必要的描述。但在具体操作过程中,有的检验人员容易犯任意简化、描述不全或漏记信息的错误。正确的记录方法应该将标签上的内容全部写下来,编制检验报告时再对照标准技术要求确定其是否合格;样品处理应记录实际达到的控制温度,而不是标准要求的温度处理范围;处理时间应有实际起止时间的记载,并算出总的处理时间;致病菌检验不能没有任何中间步骤的记录就直接报出结果。

   (3)原始记录必须规范、格式化。原始记录是整个检验过程和检验结果信息的真实记录,是编制检验报告的基础。其包括产品名称、检验项目、检验依据、计量单位及计算公式等,重复性劳动太多,也容易出错,还为审核者带来不便。为了质量检验报告不出问题,一定要将原始记录做规范、做准确,最好的做法就是将常检产品的原始记录格式化。

   (4)检验结论用语必须科学合理。检验结论用语一定要科学合理、言简意赅、准确明了,让人看了不会发生误解。我们过去惯用的“合格”或“不合格”,其实是不严密的。因为它没有考虑任何具体情况,也没有对结论提出任何限定,因而存在明显漏洞,极易在发生质量争议时导致检验报告的无效。

    3.运用信息化技术提升报告质量

   随着现代化经济的发展,信息化技术已经渗入到人们生活与工作中,检验机构应加大对信息化技术建设的投入,重视信息化管理系统的应用,根据机构的运作情况制定符合机构需求的管理系统,利用系统进行服务客户,如网上检验受理,打印检验报告、收集客户反馈的意见、在线提供技术服务等等内容。信息化的管理系统能够有效统计出检验报告存在缺陷的各类数据,利用这些信息分析报告质量存在的问题,为改进报告质量提供数据支撑。通过信息化管理系统更好地优化检验流程,检验信息的录入更加简单及人性化,傻瓜式的操作也能够让检验报告的流转更加的便捷畅通。

    4.对检验报告实行过程控制

   过程控制是为达到规定的目标而对影响过程状况的变量所进行的操纵。检验机构应当建立检验过程的控制机制,在检验受理、检验过程、出具报告这三个环节进行控制,通过技术手段寻找并分析这三个重要环节中的影响变量。过程控制就是控制影响报告质量因素的变量,这是一个系统化的过程,程序应由最高领导人牵头,进行合理的设计,在日常工作中,制定控制计划,统计各个环节出现的影响因素,对每个因素进行系统化分析,严格执行,同时要在机构内全员参与,明确不同岗位的职工在控制程序中的职责,还应对控制的过程长期进行监督检查,让每一名员工参与到改进报告质量的工作当中。

    5.构建检验报告监督与考评体系

   检验报告的数量越多,错误可能会随之增加,为规避不可预见的风险,检验机构应建立检验报告监督与考评体系,对已出具的检验报告进行抽查并进行监督考察,可以分别在不同的时间段进行,抽查的报告比例由机构自行控制,考评的体系应能体现检验机构对检验报告质量的重视程度,不能单一地通过简单的奖惩机制来实现,要切实根据机构自身情况制定符合实际操作的考评方案。通过检验报告考评体系考察各个部门工作衔接、沟通效果,机构内部员工的工作态度、能力水平、工作目标实现情况,是一种管理溯源式的实用体系,也是完善检验机构的运作机制,出具高质量检验报告的管理工具。

    (作者单位:新疆喀什地区产品质量检验所)

    《中国质量技术监督》2013年10月刊

(责任编辑: )