广东省清远市田家炳实验中学档案馆员 黄婷

   品牌是一种精神象征、一种价值理念,是品质优异的核心体现。广义上，品牌的外延不仅仅限于产品，还涵盖社会领域各个方面，比如，打造教育品牌、打造服务品牌、打造学习型机关品牌、打造旅游城市品牌、打造地产业品牌，等等。从某种意义上说，品牌是打下深深时代烙印的某一领域的楷模。随着社会信息化进程的加快，档案管理机构的信息化建设越来越引起关注。顺应信息时代的发展潮流，加快档案数字化建设步伐，创新和开拓档案资源利用，更好地服务于社会经济发展的现实需要，已成为档案管理机构新的工作重点。这就给新时代的档案科学化管理、规范化管理和现代化管理提出了新的课题、新的要求。树立档案管理品牌意识，培育和创造现代档案品牌，不断创新,多层次、多角度、多领域地服务于经济发展。如何把传统档案管理和现代信息化档案管理有机结合起来，打造网络信息时代新的档案管理品牌，在当前档案工作的职能作用由传统的“史藏”管理型向公开服务型转变的新形势下，更大限度地实现优势互补，规范档案管理，提高服务质量？

    树立打造档案服务品牌的意识依法治档、高标准治档，是提高档案管理质量和服务质量的必然要求。导入品牌理念，对档案管理活动事前、事中、事后全过程策划、控制和评审，形成螺旋式提升的管理模式；预防为主，把问题消灭在萌芽状态，杜绝在档案管理过程中的各类违法违规现象；进一步提高档案管理干部队伍的业务水平、服务水平、质量意识、廉政意识；实现档案管理规范化、系统化、合理化和高效率化。档案管理机构往往受制于人员素质水平参差不齐，在工作运行中一些问题就逐渐暴露出来，出现了分工不均，或不知做什么、怎么做的问题，影响了工作积极性和工作效能。导入品牌理念，用质量管理思想对档案管理涵盖的所有内容、档案管理全过程的每一个节点制定标准，明确职责权限，分工清晰、责任明确，使各工作环节之间衔接紧密、协调高效。

    贯穿档案信息服务的质量管理核心思想一是档案资源使用者。由于档案管理机构的职能作用由传统的“史藏”管理型向公共服务型转变，更要凸显档案管理机构以档案资源使用者为关注焦点的管理思想；二是过程控制的思想。确定每一项工作由哪些过程所组成，对每一过程进行分析等必须采取的作业技术和活动，实施制定措施，确保每一个过程都按规定的要求进行，从而达到过程控制的目的；三是预防为主的思想。质量的优劣是通过过程形成的，因此档案管理的质量要强调预防为主，即事先分析影响档案管理质量的各种因素，找出影响档案管理质量的主导因素，采取措施将其消灭在萌芽状态，防患于未然；四是持续改进的思想。持续改进旨在提高档案管理质量，主要通过改进过程来实现，是一种以追求更高的过程效益和效率为目标的持续活动；五是制度化管理的思想。建立并保持文件化的质量体系，制作并保存档案管理质量记录，明确内部管理质量审核程序和方法，从而使工作的考核标准、考核依据、考核方法都明确化、制度化，形成制度化的管理体制；六是自我管理的思想。通过内部质量审核、纠正预防措施、管理评审、文件资料控制等四个支柱要素的协调动作来管理质量体系，使质量体系实现自我管理、自我完善。

    牵住档案数字化建设这个牛鼻子加快档案数字化建设步伐，重点是做好档案数字化鉴选工作。基于优化理念，根据利用需求和成本效益原则，对数字化对象进行甄选，确定实施数字化的优选对象，是保证档案数字化质量及效益的关键环节，是档案数字化转换的前提和基础。一是有利于提高数字化后档案信息的利用效率。通过网络技术进行超时空的传输和利用，促使档案利用的空间得到无限扩展，大大提高档案信息的利用效率；二是有利于保证数字化后档案信息的质量。有效改变文件归档率偏高、重份文件较多、销毁鉴定开展不及时甚至不开展等状况，还可以帮助档案管理人员“摸清家底”，不断优化室藏档案的结构；三是提高档案数字化的效益。通过开展鉴选工作，剔除利用价值小或基本没有利用价值的档案，不仅节省了费用，还有助于提高查准率和查询速度。因此，我们要坚持利用优先、系统完整、开放共享、抢救保护等四个基本原则，成立档案数字化鉴选小组，制定档案数字化鉴选工作方案，有序推进档案数字化鉴选工作的开展。

    夯实档案信息服务品牌的基础一是建立严密的管理机制，形成全员参与、全面控制、高效运转、不断改进的管理体系。克服了以往管理中存在的基础管理弱化、内部协调不畅等问题，通过明确职责、规范程序、改进管理规范相关的管理活动和职责，理顺内部管理关系，使各个管理层面、各个操作过程、各个工作环节既相互制约、又相互促进，达到管理科学性、系统性、规范化的要求；二是确立“职责明确”、“过程控制”、“预防为主”、“持续改进”的档案管理新模式。综合考虑档案管理业务紧密相关的组织结构、程序、过程和资源等各方面的因素，明确档案管理过程的控制要求，建立了一套预防和处理不符合要求的档案管理业务的机制，在较大程度上解决了传统的档案管理中可能存在的管理不严、管理随意性较大等问题，带来了档案工作的新面貌；三是树立“以档案资源使用者为关注焦点”的服务理念，大大丰富了档案信息服务的内涵，改善了档案管理机关的形象；四是健全完善的检查监督机制，确保了各项制度的贯彻执行，使制度化管理落到实处。定期开展内部审核，对全部工作进行全面认真的符合性审核，对不符合文件规定的工作和做法开具不合格报告，并确定和落实纠正措施。

    打造档案信息服务品牌要体现“以人为本”精神。一方面，档案信息服务品牌的建设主要取决于人，特别突出领导的作用。因此，要建立“以人为本”的管理理念，将管理体制规范化建设与贯彻实施不力的责任追究制、干部考核末位淘汰制等科学的干部管理机制相结合，重视干部队伍建设，提高业务水平和管理水平，实施人才强档、科技兴档战略，确保各项档案管理质量目标的实现，推进档案事业的持续健康发展；另一方面，档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。如何更为有效地利用这种资源为地方经济社会发展服务呢？需要我们贯彻“以人为本”的管理理念，主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务，充分提升档案的利用价值。同时，由于档案具有其保密性的一方面，这就要求我们在利用档案资源服务社会大众的过程中，正确处理好依法保密与主动公开的关系，确保不失密、不泄密。一是建立阅览制度、外借制度、复制制度等档案保密制度，根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循；二是加强档案利用监督，有效发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，做到既能有效利用档案，又能保证档案的完整与安全；三是做好档案的审查工作，科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围；四是做好档案开放前的基础工作，比如按照分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求进行系统整理，适应开放后检索与管理的要求建立健全档号，编制检索工具，准备好副本等等；五是在服务形式上树立“精品”意识。比如编制一些必要的、方便利用的手工检索工具，重点在计算机检索上多做文章，积极开发编制标准统一、利用者易操作、高质量、全方位的计算机检索途径，逐步取代手工检索，力争以最快捷的检索途径把最优秀、最有价值的档案信息传递给利用者。

    《中国品牌》2012年8月刊